Consejos para sacarle provecho al máximo a Google Docs

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Como herramienta de trabajo, Google Docs se ha convertido en una de las más populares, especialmente por las funciones que le han incorporado con el paso del tiempo.

Unas de las ventajas es que varias personas pueden editar un mismo documento, el cual se va guardando automáticamente  en la Nube de Google, y lo mejor es que necesariamente no hay que estar conectados a la Internet. Pero esta aplicación ofrece más que eso.

En BBC.com realizaron un reportaje especial con consejos para sacarle más provecho a esta herramienta, y nosotros te los resumimos a continuación:

Extensión para trabajar Offline

A pesar que si se mantiene una conexión a Internet se trabaja mejor, Google Docs permite editar los documentos cuando por alguna razón no hay acceso a la red. Para ello lo único que hay que hacer es instalar la extensión Documentos de Google Sin Conexión (titulada en inglés como Google Docs Offline.

Una vez se encuentre instalada en el equipo, lo que hay que hacer es abrir el documento, abrir “archivo”, y seleccionar “activar acceso sin conexión”. De esa manera, se sincronizarán los cambios realizados con la última versión guardada en la app.

Para darte cuenta si estás trabajando Offline deber verificar que al lado del nombre del documento esté un icono con forma de relámpago.

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Transcripción de audios

Para la transcripción de audios, Google ha incorporado más de 100 idiomas. Así que puedes dictarle a Google Docs lo que quieres sin necesidad de estar tecleando las letras en el móvil u ordenador. Esta función es ideal para aquellos momentos en los que hay que transcribir largas conversaciones o entrevistas.

Además de dictarle las palabras a la herramienta, también se pueden transcribir grabaciones de audio. Para usar esta opción lo que hay que hacer es ir a “herramientas”, seleccionar “dictado por voz” y elegir el idioma.

Debes tomar en cuenta que para realizar la transcripción por audio debes activar el micrófono, y opcional puedes tener unos audífonos para evitar que tu voz se mezcle con la de alguna persona que se encuentre a tu alrededor.

Diccionario personal

En ocasiones, el diccionario de Google Docs no reconoce algunas palabras, pero se puede crear uno personalizado con los términos más usados en nuestra región.

Si el diccionario estándar de Google Docs insiste en no reconocer algunas palabras que utilizas con especial frecuencia, tenemos otro truco para evitarlo. Para ello hay que ir a “herramientas” y presionar la opción de “ortografía”. Al abrirse, se debe ubicar “diccionario personal” e ir agregando las palabras.

¿Perdiste una idea? Tranquilo, ¡puedes recuperarla!

Google Docs busca siempre solucionar los inconvenientes que puedas tener al usar la herramienta. Uno de los más comunes es perder la idea de lo que se está escribiendo bien sea por distracción o porque no tenías por qué haberlo borrado.

En cualquiera de esos escenarios, para recuperar lo que se perdió se debe ingresar a “archivo” y seleccionar “historial de versiones” o “ver el historial de versiones”. Una vez allí, las versiones que se han guardado se organizarán por fechas de creación.

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Cambio de fuentes

En Google Docs existen unas 22 fuentes, entre ellas destacan las más comunes como Verdana, Times New Roman y Arial. Pero para ver más solo debes presionar la opción que dice “más fuentes, la cual se encuentra en el menú de opciones.

Al visualizarlas, las puedes organizar alfabéticamente, por fecha, popularidad, tendencia, entre otras opciones.

Más personalización en Google Docs

Pero, ¿quieres personalizar más tu documento? De ser afirmativa tu respuesta, encontrarás herramientas con “niveles” de texto como: normal, subtítulos, entre otros, los cuales son muy comunes ver en la versión de Microsoft Word.

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